PROGRAMA APC (Asistencia para Proyectos Comunitarios)
2023/1/25
Solicitud de Programa APC
FORMATO DE SOLICITUD:
Si su proyecto no encaja en ninguno de los anteriores o si existen dudas sobre su proyecto, favor contactarnos especificando lo siguiente:
• En qué consiste el proyecto
• La necesidad actual (el motivo de la solicitud del proyecto)
• Número de beneficiarios
ENTREGA DE PROYECTOS
• La recepción de los proyectos está abierta durante todo el año, no hay plazos.
• La entrega del proyecto es personal. Sacar una cita para la entrega de proyectos.
• Quien entrega el proyecto a la Embajada debe conocer el detalle de su solicitud y poder explicar el contenido.
• Presentar la carpeta de solicitud original y una copia (que será devuelto).
• No anillar los documentos, entregar en un archivador de color negro con dos perforaciones.
• No se recibirán proyectos con requisitos INCOMPLETOS.
Para cada tipo de proyecto existen formatos diferentes:
Si su proyecto no encaja en ninguno de los anteriores o si existen dudas sobre su proyecto, favor contactarnos especificando lo siguiente:
• En qué consiste el proyecto
• La necesidad actual (el motivo de la solicitud del proyecto)
• Número de beneficiarios
ENTREGA DE PROYECTOS
• La recepción de los proyectos está abierta durante todo el año, no hay plazos.
• La entrega del proyecto es personal. Sacar una cita para la entrega de proyectos.
• Quien entrega el proyecto a la Embajada debe conocer el detalle de su solicitud y poder explicar el contenido.
• Presentar la carpeta de solicitud original y una copia (que será devuelto).
• No anillar los documentos, entregar en un archivador de color negro con dos perforaciones.
• No se recibirán proyectos con requisitos INCOMPLETOS.
• No se recibirán documentos en forma digital. (CD, DVD, y/u otros)
• No se recibirán proyectos por envío.
• No se recibirán proyectos por envío.
Procedimientos
a) Presentación del proyecto: La institución solicitante presentará el proyecto con los requisitos de la fase 1.
b) Análisis del proyecto: Una vez recibido el proyecto, el comité interno de la Embajada procederá a realizar un análisis de los documentos presentados para su pre-selección.
c) Estudio de campo: Una vez que el proyecto ha sido pre-seleccionado, éste será objeto de una inspección de campo para comprobar aspectos como la necesidad, prioridad, factibilidad, entre otros. Después de esta inspección, la Embajada comunicará si el proyecto es viable o no.
d) En caso de ser considerado viable, la institución solicitante deberá preparar los documentos de los requisitos de la fase 2.Finalmente, la Embajada enviará un informe al Gobierno de Japón en donde se analizará y se dará la respuesta definitiva.
e) Aprobación del proyecto: La aprobación por parte del Gobierno del Japón implica la aceptación del contenido del proyecto, incluyendo nombres de los profesionales, fiscalizador/auditor, detalles de los equipos, diseños, precios y demás condiciones propuestas por la institución solicitante.
En los temas referentes a contratación pública, las instituciones se acogerán a lo establecido en el Art. 3 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el cual determina:
| Art.3- Contratos financiados con préstamos y cooperación internacional.- En las contrataciones que se financien, previo convenio, con fondos provenientes de organismos multilaterales de crédito de los cuales el Ecuador sea miembro, o, en las contrataciones que se financien con fondos reembolsables o no reembolsables provenientes de financiamiento de gobierno a gobierno; u organismos internacionales de cooperación se observará lo acordado en los respectivos convenios. Lo no previsto en dichos convenios se regirá por las disposiciones de esta Ley. |
f) Contrato de donación: Una vez que el proyecto ha sido aprobado, se procederá a la firma del convenio de donación, en el cual se indican el título y objetivos del proyecto, nombre de la organización receptora, derechos y obligaciones de cada parte y el importe máximo que se ofrecerá para ejecutar el proyecto.
g) Desembolso de fondos: Para poder recibir los fondos, la organización receptora deberá presentar una solicitud de pago. La Embajada entregará el cheque a cambio del recibo firmado por la receptora.
h) Ejecución del Proyecto: La donación debe utilizarse de manera correcta y exclusivamente para ejecutar los productos y/o servicios que se han especificado y aprobado en el proyecto. Luego de que se entreguen los fondos, el proyecto debe ejecutarse de manera eficiente y puntual de acuerdo con la solicitud inicial, en el transcurso de un año.
i) Cambios al proyecto original: Si la organización receptora tiene la necesidad de modificar ciertos detalles del proyecto, obligatoriamente debe consultar previamente con la Embajada y pedir su autorización antes de proceder a realizar el cambio. Tanto la consulta como la autorización deben efectuarse por escrito.
j) Informes: Es necesario presentar informes: uno al inicio, otro cuando el proyecto presente un 50% del avance (solamente en caso de que el proyecto sea de construcción), y un tercero al final (cuando se firme el acta de entrega-recepción y finiquiten todos los pagos). Los informes deben incluir las partes técnicas y financieras con los respectivos documentos de respaldo.
k) Auditoría / fiscalización externas: Es obligatorio que una organización no relacionada con la receptora, proveedor o contratista efectúe la auditoria / fiscalización técnica y financiera.
RESPONSABILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN RECEPTORA
Es la responsabilidad de la organización receptora de utilizar la donación adecuadamente y exclusivamente para la ejecución del proyecto.
g) Desembolso de fondos: Para poder recibir los fondos, la organización receptora deberá presentar una solicitud de pago. La Embajada entregará el cheque a cambio del recibo firmado por la receptora.
h) Ejecución del Proyecto: La donación debe utilizarse de manera correcta y exclusivamente para ejecutar los productos y/o servicios que se han especificado y aprobado en el proyecto. Luego de que se entreguen los fondos, el proyecto debe ejecutarse de manera eficiente y puntual de acuerdo con la solicitud inicial, en el transcurso de un año.
i) Cambios al proyecto original: Si la organización receptora tiene la necesidad de modificar ciertos detalles del proyecto, obligatoriamente debe consultar previamente con la Embajada y pedir su autorización antes de proceder a realizar el cambio. Tanto la consulta como la autorización deben efectuarse por escrito.
j) Informes: Es necesario presentar informes: uno al inicio, otro cuando el proyecto presente un 50% del avance (solamente en caso de que el proyecto sea de construcción), y un tercero al final (cuando se firme el acta de entrega-recepción y finiquiten todos los pagos). Los informes deben incluir las partes técnicas y financieras con los respectivos documentos de respaldo.
k) Auditoría / fiscalización externas: Es obligatorio que una organización no relacionada con la receptora, proveedor o contratista efectúe la auditoria / fiscalización técnica y financiera.
RESPONSABILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN RECEPTORA
Es la responsabilidad de la organización receptora de utilizar la donación adecuadamente y exclusivamente para la ejecución del proyecto.